각종 규정

영양남씨 대종회

디지털 자산 관리위원회 규정

2026년 9월 19일 제정

제 1 장 총 칙

제1조(명칭)

이 규정에 따라 설치되는 기구의 명칭은 영양남씨 대종회 디지털 자산 관리위원회(이하 ‘위원회’라 한다)로 한다.

제2조(목적)

이 규정은 영양남씨 대종회(이하 ‘대종회’라 한다)가 소유•관리하는 디지털 자산의 보존•관리•활용에 관한 사항과 이를 담당하는 위원회의 조직 및 운영에 필요한 사항을 규정함으로써, 종중의 역사적 기록과 정보 자산을 영구히 보전하고 종원의 권익을 보호함을 목적으로 한다.

제3조(정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. ‘종원’이란 대종회 종헌에 따른 회원을 말한다.

2. ‘디지털 자산’이란 대종회가 소유•관리하거나 그 업무 수행 과정에서 생산•접수•취득한 전자적 형태의 자료•시스템•권리 및 이를 저장하거나 구동하는 매체•기기 일체로서, 제17조 제1항 각 호에 해당하는 것을 말한다.

3. ‘디지털 기록물’이란 대종회 및 그 산하 기구가 업무 수행 과정에서 생산하거나 접수한 전자적 형태의 문서•대장•도면•사진•영상•음성 자료를 말한다.

4. ‘디지털 족보’란 대종회가 전자적 형태로 구축•관리하는 세보(世譜) 데이터베이스를 말한다.

5. ‘계정정보’란 도메인, 서버, 클라우드 서비스, 웹메일, 홈페이지 관리자 계정 등 디지털 자산에 접근하거나 이를 통제하기 위하여 필요한 식별자, 비밀번호, 인증키, 인증서 및 결제수단 정보 일체를 말한다.

6. ‘원본파일’이란 편집•보정•압축•형식 변환을 거치지 아니한 최초 생성 상태의 전자파일을 말한다.

7. ‘재적위원’이란 제6조의 임원과 위원을 합한 인원을 말한다.

8. ‘계대(系代)’란 조상으로부터 이어지는 혈통의 대수(代數)와 그 연결관계를 말한다.

제4조(사무소)

위원회의 사무소는 대종회 사무소에 둔다. 다만, 필요한 경우 대종회 이사회의 의결을 거쳐 다른 장소에 둘 수 있다.

제5조(적용 범위)

① 이 규정은 위원회의 조직•운영•재정 및 대종회가 소유•관리하는 디지털 자산 일체에 적용한다.

② 대종회 산하 기구와 각 종파•문중이 대종회의 명의 또는 지원으로 개설•운영하는 홈페이지, 계정 및 데이터에 대하여도 이 규정을 준용한다.

③ 디지털 자산의 관리에 관하여 이 규정에 정하지 아니한 사항은 대종회 종헌 및 재산•기록물의 관리에 관한 관련 규정이 정하는 바에 따른다.

제 2 장 위원회의 조직

제6조(구성)

위원회는 다음 각 호의 임원 및 위원으로 구성한다.

1. 위원장 1명

2. 간사 1명

3. 위원 10명 이내

4. 감사 1명

제7조(임원의 임명 및 임기)

① 위원회의 임원 및 위원은 다음 각 호에 따라 임명하며, 그 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

1. 위원장: 보학(譜學) 및 전산 분야에 능통한 자로서 이사회 의결을 거쳐 대종회장이 임명한다.

2. 간사: 보학 및 전산 분야에 능통한 자로서 위원장이 임명한다.

3. 위원: 각 종파의 추천을 받은 자로서 보학 및 전산 분야에 기본적 소양을 갖춘 자 중에서 위원장이 임명한다. 다만, 대종회 사무처장은 제6조 제3호의 정원 범위에서 당연직 위원이 된다.

4. 감사: 대종회 감사 중 1명이 겸임하며, 대종회장이 임명한다.

② 보궐 임원의 임기는 전임자 임기의 잔여 기간으로 한다. 다만, 잔여 임기가 6개월 미만인 경우에는 선임하지 아니할 수 있다.

③ 위원회의 임원 및 위원은 대종회 임원과 겸임할 수 있다.

제8조(임원의 임무)

임원 및 위원의 임무는 다음 각 호와 같다.

1. 위원장: 위원회를 대표하고 제반 업무를 총괄하며, 모든 회의의 의장이 된다. 또한 제33조에 따른 개인정보 보호책임자 및 디지털 자산의 총괄 관리책임자가 된다.

2. 간사: 위원장의 명을 받아 위원회의 서무•회계 등 행정 실무와 디지털 자산 관리 관련 전산 실무를 총괄하여 집행하며, 제20조에 따른 디지털 자산 대장을 작성•비치한다. 위원장 유고 시 그 직무를 대행한다.

3. 위원: 위원회 회의에 출석하여 제반 사항을 심의•의결하며, 콘텐츠 발굴 및 데이터 검증 등 위원회 활동에 참여한다.

4. 감사: 위원회의 업무 집행, 재정 상황 및 디지털 자산의 보유•관리 실태를 연 1회 이상 감사하고, 그 결과를 대종회 정기총회에 보고한다.

제9조(임원의 결격사유)

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 위원회의 임원이 될 수 없으며, 임명 후 그 사유가 발견된 때에는 당연히 그 직을 상실한다.

1. 피성년후견인 또는 피한정후견인

2. 금고 이상의 형을 선고받고 그 집행이 종료되지 아니하였거나 집행을 받지 아니하기로 확정되지 아니한 자

3. 대종회 종헌 또는 관련 규정에 따라 징계를 받은 자

제10조(위원의 해촉)

위원장은 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 제13조 제2항에 따른 의결을 거쳐 해당 위원을 해촉할 수 있다. 다만, 제4호의 경우에는 본인의 사직 의사를 확인한 후 해촉할 수 있다.

1. 신체 또는 정신상의 이유로 직무 수행이 현저히 곤란하게 된 경우

2. 직무와 관련하여 부당한 행위를 하거나 위원회의 명예를 실추시킨 경우

3. 직무를 태만히 하거나 사회적 물의를 일으킨 경우

4. 본인이 사직을 원하는 경우

5. 제29조에 따른 인계 의무를 정당한 사유 없이 이행하지 아니한 경우

제11조(이해충돌 방지)

① 위원은 본인 또는 본인의 직계존비속이 직접적인 이해관계를 가지는 안건의 심의에 앞서 그 사실을 위원장에게 고지하여야 한다.

② 제1항에 해당하는 위원은 해당 안건의 표결에 참여하지 아니한다. 다만, 심의 과정에서 사실관계 확인을 위한 진술은 할 수 있다.

제 3 장 위원회의 운영

제12조(회의)

① 위원회의 회의는 정기회의와 임시회의로 구분한다.

② 정기회의는 분기별 1회 개최한다.

③ 임시회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 또는 재적위원 3분의 1 이상이 서면으로 소집을 요구하는 때에 위원장이 소집한다.

④ 위원장은 회의 개최 14일 전까지 회의의 목적•일시•장소를 명시하여 각 위원에게 통지하여야 한다. 다만, 긴급을 요하는 경우에는 예외로 할 수 있다.

⑤ 회의는 대면회의를 원칙으로 하되, 필요한 경우에는 화상회의, 사회관계망서비스(SNS) 등 전자적 방식으로 진행할 수 있다.

제13조(의결)

① 위원회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부동수인 경우에는 의장이 결정권을 가진다.

② 위원의 해촉에 관한 사항은 재적위원 3분의 2 이상의 출석과 출석위원 3분의 2 이상의 찬성으로 의결한다.

③ 제28조에 따른 디지털 자산의 처분 및 폐기에 관한 사항은 재적위원 3분의 2 이상의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

제14조(회의록)

① 간사는 위원회 회의 개최 시 다음 각 호의 사항을 포함한 회의록을 작성하여 비치하여야 한다.

1. 회의 일시 및 장소

2. 출석위원 및 참석자 명단

3. 심의 안건 및 발언 요지

4. 의결 사항 및 표결 내용

② 회의록은 의장과 출석위원 2명 이상의 서명 또는 날인을 받아 보관하여야 한다.

③ 제12조 제5항에 따른 전자적 방식의 회의의 경우에는 전자서명 또는 회의의 녹화•녹음•화면 갈무리 기록 등으로 제2항의 서명•날인을 갈음할 수 있다.

제15조(보고)

① 위원장은 위원회의 주요 활동 및 의결사항을 분기별로 대종회 이사회에 보고하여야 한다.

② 위원장은 제20조 제3항에 따른 디지털 자산 실사 결과와 제28조에 따른 처분•폐기 내역을 매 회계연도 종료 후 이사회에 보고하여야 한다.

제16조(비밀유지 의무)

위원회의 임원 및 위원은 직무상 알게 된 개인정보, 계정정보, 회의 내용 등 비밀에 속하는 사항을 임기 중은 물론 임기가 종료된 후에도 누설하여서는 아니 된다.

제 4 장 디지털 자산의 범위와 귀속

제17조(디지털 자산의 범위)

① 이 규정에서 디지털 자산이란 다음 각 호의 것을 말한다.

1. 대종회 공식 홈페이지(홈페이지)의 콘텐츠 및 각종 게시물

2. 그 밖에 온라인상에 게재한 대종회의 저작물

3. www.영양남씨.com 등 대종회가 소유•관리하는 도메인 일체

4. 디지털 족보 시스템, 그 구동 프로그램 및 서버에 저장된 데이터

5. 족보•문헌류•금석문(金石文)•각종 기록물 등을 전자화한 파일 또는 이미지

6. 컴퓨터, 영상•사진 자료, 전자문서 등을 저장한 저장매체 및 정보기기

7. 클라우드 서비스에 저장된 데이터 및 서버 저장 데이터

8. 대종회 공식 웹메일 계정 및 그 밖의 공식 계정정보

9. 대내외 업무 수행 과정에서 생산하거나 접수한 각종 공적 전자문서

10. 그 밖에 위원회가 디지털 자산으로 관리할 필요가 있다고 인정하여 의결한 것

② 위원회는 관리의 편의를 위하여 제1항의 디지털 자산을 다음 각 호와 같이 구분한다.

1. 정보자산: 제1항 제1호•제2호•제5호•제7호•제9호의 자료 및 콘텐츠

2. 시스템자산: 제1항 제4호의 시스템•프로그램 및 그 운영 환경

3. 권리자산: 제1항 제3호•제8호의 도메인•계정 및 제36조의 저작권 등 지적재산권

4. 매체자산: 제1항 제6호의 저장매체 및 정보기기

③ 제1항 각 호의 자산은 그 소재가 대종회 사무소, 수탁자의 서버, 클라우드 서비스 또는 임원•위원•직원 개인의 정보기기 중 어디인지를 불문하고 이 규정을 적용한다.

제18조(소유 및 귀속)

① 디지털 자산은 대종회의 재산으로서 그 소유권과 이에 부수하는 일체의 권리는 대종회에 귀속한다.

② 임원•위원•직원 및 수탁자가 직무와 관련하여 생산하거나 취득한 디지털 자산은 별도의 서면 약정이 없는 한 그 생산 또는 취득과 동시에 대종회에 귀속하며, 누구든지 이를 개인의 소유로 주장하지 못한다.

③ 도메인•계정 등 명의 등록이 필요한 디지털 자산은 대종회 명의로 등록함을 원칙으로 한다. 부득이한 사정으로 개인 명의로 등록된 것은 지체 없이 대종회 명의로 이전하여야 하며, 이전이 완료되기 전까지 그 명의자는 대종회를 위한 수탁자의 지위에 있는 것으로 본다.

④ 디지털 자산의 취득•관리•처분에 관하여 이 규정에 정하지 아니한 사항은 대종회 종헌 및 재산관리에 관한 관련 규정을 준용한다.

제19조(관리의 기본원칙)

① 위원회는 디지털 자산을 관리함에 있어 다음 각 호의 원칙을 지킨다.

1. 진본성: 자산의 생산 주체와 생산 시점이 확인될 수 있도록 원본파일과 그 이력을 보존한다.

2. 무결성: 정당한 절차에 의하지 아니한 변경•훼손•삭제를 방지한다.

3. 이용가능성: 종원이 필요한 때에 적법한 절차에 따라 열람•이용할 수 있도록 한다.

4. 보존성: 기술 환경의 변화에 대응하여 장기간 판독이 가능한 형식으로 보존한다.

5. 책임성: 자산별로 관리책임자를 정하고 취득부터 처분까지의 이력을 기록한다.

6. 적법성: 「개인정보 보호법」•「저작권법」 등 관계 법령과 종헌 및 관련 규정을 준수한다.

② 디지털 자산은 종중의 역사와 정통성을 증명하는 자산으로서 영구 보존을 원칙으로 한다.

제20조(디지털 자산 대장)

① 간사는 디지털 자산 대장을 작성하여 비치하고, 자산의 취득•변경•처분 등 변동이 있는 때에는 지체 없이 이를 갱신하여야 한다.

② 대장에는 다음 각 호의 사항을 기재한다.

1. 자산의 명칭 및 제17조 제2항에 따른 구분

2. 취득 일자, 취득 경위 및 취득 비용

3. 보관 장소 또는 소재(서버•클라우드 계정•저장매체의 위치를 포함한다)

4. 관리책임자

5. 제25조에 따른 공개등급

6. 갱신일 또는 만료일(도메인•인증서•이용계약 등에 한한다)

7. 변경 및 처분 이력

8. 그 밖에 위원회가 필요하다고 인정하는 사항

③ 위원회는 매 회계연도 종료 후 1회 이상 디지털 자산의 보유 실태를 실사하고, 그 결과에 대하여 감사의 확인을 받아 대종회 이사회에 보고하여야 한다.

④ 대장은 전자적 형태로 작성할 수 있으며, 그 사본 1부를 출력하거나 별도의 저장매체에 담아 대종회 사무소에 보관한다.

제 5 장 디지털 자산의 관리

제21조(주요 사업)

위원회는 다음 각 호의 사업을 수행한다.

1. 대종회 공식 홈페이지 콘텐츠 기획•제작 및 유지보수

2. 디지털 족보 데이터의 등재•수정•보완 및 정기적 업데이트

3. 종원 간 소통 활성화를 위한 온라인 커뮤니티 운영 및 관리

4. 대종회 소유 도메인의 안정적 관리 및 유지

5. 온라인 등재신청 시스템의 운영 및 고도화

6. 디지털 족보 데이터베이스 유지•관리 지원

7. 디지털 자산 대장의 작성•관리 및 실사

8. 족보•문헌•금석문 등 종중 자료의 전자화와 디지털 아카이브 구축

9. 디지털 자산 관련 정책 수립 및 제도 개선

10. 디지털 자산의 관리에 관한 임원•위원 및 실무자 교육

11. 그 밖에 디지털 자산의 가치를 높이고 종원 서비스를 개선하기 위한 사업

제22조(계정 및 인증정보의 관리)

① 디지털 자산과 관련한 계정은 대종회 명의로 개설•유지하여야 하며, 임원•위원 또는 직원 개인 명의로 개설하여서는 아니 된다.

② 최고관리자 권한은 위원장이 보유하고, 실무관리자 권한은 간사가 보유한다. 그 밖의 자에게 권한을 부여하는 경우에는 업무 수행에 필요한 최소한의 범위로 한정하고 그 내역을 대장에 기재한다.

③ 간사는 계정정보를 기록한 계정관리대장을 작성하여 봉함한 후 대종회 사무소의 잠금장치가 설치된 장소에 보관한다. 봉함의 개봉은 위원장의 승인을 받아 감사의 입회 아래 하며, 개봉 및 재봉함의 일시•사유•입회자를 기록한다.

④ 비밀번호는 6개월마다 변경함을 원칙으로 하고, 임원•위원 또는 실무 담당자가 교체되거나 계정정보가 유출된 것으로 의심되는 때에는 즉시 변경하여야 한다.

⑤ 대금 결제가 수반되는 계정의 결제수단은 대종회 명의의 계좌 또는 카드로 한다. 부득이 개인의 결제수단을 사용한 경우에는 정산 후 지체 없이 대종회 명의로 전환하여야 한다.

⑥ 계정정보의 유출•분실이 확인되거나 그러한 의심이 있는 때에는 즉시 위원장에게 보고하고 제35조 제3항에 따른 조치를 이행한다.

제23조(도메인의 관리)

① 대종회가 사용하는 모든 도메인은 대종회 명의로 등록하고, 등록정보의 연락처는 대종회 공식 웹메일 계정으로 지정한다.

② 간사는 도메인의 만료일 60일 전까지 갱신 여부를 위원장에게 보고하고, 만료일 30일 전까지 갱신을 완료하여야 한다. 자동갱신이 가능한 경우에는 이를 설정함을 원칙으로 한다.

③ 위원회는 보유 도메인의 명칭•등록기관•등록일•만료일을 대장에 등재하고 반기별로 그 상태를 점검한다.

④ 도메인의 양도•이전 또는 등록 말소는 위원회의 심의를 거쳐 대종회 이사회의 의결로 정한다.

⑤ 위원회는 종중의 명칭과 유사하거나 오기(誤記)로 접속될 수 있는 도메인의 방어적 등록 필요성을 검토하여 이사회에 건의할 수 있다.

제24조(디지털 기록물의 생산•수집 및 전자화)

① 임원•위원 및 직원이 업무 수행 과정에서 생산하거나 접수한 전자문서는 공적 기록물로서, 개인의 정보기기 또는 개인 계정에만 보관하여서는 아니 되며 위원회가 지정하는 저장소에 등록하여야 한다.

② 족보•문집•고문서•금석문 탁본 등을 전자화하는 경우에는 원본파일을 보정하지 아니한 상태로 보존하고, 열람•게시에 사용할 사본은 별도로 생성한다. 보정•편집은 사본에 대하여만 한다.

③ 전자화의 해상도•파일 형식•파일명 부여 방식 및 메타데이터(자료명, 생산 연도, 소장처, 전자화 일자, 담당자 등) 기재 기준은 제43조에 따른 시행세칙으로 정한다.

④ 종원 또는 문중이 소장한 자료를 기증•기탁받아 전자화하는 경우에는 제공자로부터 이용 범위와 공개 여부에 관한 서면 동의를 받아야 하며, 원본은 전자화 후 지체 없이 반환한다.

⑤ 번역•윤문•해제(解題) 등 2차적 저작물을 작성하는 경우에는 사전에 그 저작권의 귀속과 작성자 표시 방법을 정하여 문서로 남긴다.

제25조(자산의 분류 및 공개등급)

① 위원회는 디지털 자산의 공개등급을 다음 각 호와 같이 구분하여 지정한다.

1. 공개: 누구나 열람할 수 있는 자산

2. 제한공개: 종원임이 확인된 자에 한하여 열람할 수 있는 자산

3. 비공개: 위원회의 승인을 받은 자에 한하여 열람할 수 있는 자산

② 디지털 족보 중 생존한 종원의 개인정보가 포함된 사항은 제한공개 이상의 등급으로 지정한다.

③ 공개등급은 위원회의 의결로 정하고 대장에 기재하며, 연 1회 이상 그 적정성을 재검토한다.

④ 비공개 자산에 접근하는 경우에는 접근 일시, 접근자 및 사유를 기록하여 보존한다.

제26조(열람•제공 및 활용 허가)

① 외부의 기관•단체 또는 개인이 학술•전시•출판 등의 목적으로 디지털 자산의 제공을 요청하는 경우에는 이용 목적•범위•기간을 명시한 서면으로 신청하여야 하며, 위원회의 심의를 거쳐 허가한다.

② 위원회는 허가 시 출처 표시 의무, 이용 범위, 재제공 금지 및 이용 종료 후의 처리 방법을 명시하여야 하며, 필요한 경우 제39조에 따른 이용료를 부과할 수 있다.

③ 디지털 자산의 상업적 이용은 금지한다. 다만, 종중의 이익에 부합하는 예외적인 경우에는 위원회의 심의와 대종회 이사회의 승인을 거쳐 허용할 수 있다.

④ 위원회는 자동화된 방법에 의한 대량 수집을 금지하고, 이를 차단하기 위한 기술적 조치를 시행한다.

⑤ 허가 없이 디지털 자산을 취득•복제•유포한 경우에는 제37조에 따라 조치한다.

제27조(저장매체 및 정보기기의 관리)

① 대종회가 소유하는 컴퓨터•외장저장장치•촬영장비 등은 대장에 등재하고 기기별 관리책임자를 지정한다.

② 제1항의 기기를 대종회 사무소 밖으로 반출하는 경우에는 위원장의 승인을 받고 반출 일시•사유•반납 예정일을 기록한다.

③ 부득이 개인의 정보기기로 업무를 수행하는 경우에는 업무 자료를 별도의 영역에 분리하여 보관하고, 해당 직무가 종료된 때에는 제29조에 따라 인계한 후 이를 삭제하여야 한다.

④ 저장매체를 폐기•양도하거나 외부에 수리를 의뢰하는 경우에는 저장된 자료를 복구할 수 없는 방법으로 삭제하거나 매체를 물리적으로 파기한 후 그 사실을 확인하는 서면을 작성한다.

⑤ 중요한 디지털 자산은 원본 외에 2개 이상의 사본을 서로 다른 장소에 분산하여 보관한다.

제28조(디지털 자산의 처분 및 폐기)

① 디지털 자산의 양도•폐기•이관 또는 서비스의 종료는 위원회의 심의와 대종회 이사회의 의결을 거쳐야 한다. 다만, 임시파일•중복 사본의 정리 등 위원회가 정하는 경미한 사항은 위원장이 처리한 후 차기 정기회의에 보고한다.

② 다음 각 호의 자산은 폐기의 대상으로 하지 아니하며 영구 보존한다.

1. 디지털 족보 데이터 및 그 이력

2. 족보•문헌•금석문 등을 전자화한 원본파일

3. 위원회 및 대종회의 회의록과 그 부속 자료

4. 그 밖에 위원회가 영구 보존이 필요하다고 의결한 자산

③ 폐기를 시행하는 때에는 폐기 목록•사유•방법•일시 및 입회자를 기록하고 감사의 입회를 받아야 한다.

④ 수탁자와의 계약이 종료되거나 수탁자를 변경하는 경우에는 대종회에 귀속하는 데이터 일체를 반환받고, 수탁자가 보유한 사본을 파기하였다는 확인서를 받아야 한다.

⑤ 개인정보가 포함된 자산의 파기에 관하여는 제33조 및 제35조를 함께 적용한다.

제29조(사무의 인계•인수)

① 임원•위원 및 실무 담당자가 교체•퇴임•해촉되거나 직무를 변경하는 경우에는 그 사유가 발생한 날부터 30일 이내에 디지털 자산에 관한 사무를 후임자에게 인계하여야 한다. 위원장의 경우에는 지체 없이 인계한다.

② 인계의 대상은 다음 각 호와 같다.

1. 계정정보 및 접근권한

2. 디지털 자산 대장 및 관련 기록

3. 원본파일과 그 백업본

4. 수탁계약•이용계약 등 관련 서류

5. 처리 중인 업무의 현황과 잔여 사항

③ 인계•인수서는 2부를 작성하여 인계자와 인수자가 서명 또는 날인하고 위원장이 입회하며, 위원장을 인계하는 경우에는 감사가 입회한다. 그 사본 1부는 대종회 사무소에 보관한다.

④ 인계를 마친 자는 개인의 정보기기 및 개인 계정에 남아 있는 대종회의 디지털 자산을 삭제하고 그 사실을 서면으로 확인하여야 한다.

⑤ 정당한 사유 없이 인계를 거부하거나 지연하는 경우 위원장은 이를 대종회 이사회에 보고하고, 종헌 및 관련 규정이 정하는 바에 따른 조치를 요청할 수 있다.

제 6 장 디지털 족보의 운영

제30조(족보 등재 및 수정 절차)

① 디지털 족보에 신규 등재(출생, 혼인 등) 또는 내용 변경(사망, 학력, 경력, 상훈 등)을 신청하려는 종원은 위원회가 운영하는 온라인 등재신청 시스템 또는 표준 신청 서식을 통해 우편, 전자우편 등으로 관련 내용을 제출하여야 한다.

② 출생•혼인•사망 등 신분 변동에 관한 사항은 가족관계증명서 등 공적 증빙서류의 사본을 첨부하여야 한다. 온라인 신청의 경우에는 스캔본 또는 사진 파일을 올릴 수 있다. 위원회는 제출된 증빙서류를 신원 및 사실관계 확인의 목적으로만 이용하며, 주민등록번호 등 고유식별정보는 수집•저장하지 아니하고 확인 즉시 해당 부분을 가리거나 해당 서류를 파기한다.

③ 위원회는 접수된 신청에 대하여 제출된 증빙서류의 진위를 확인하고, 정기회의에서 등재 여부를 심의•의결하여야 한다.

④ 심의를 거친 사항은 분기별 1회 디지털 족보에 반영하여야 한다. 다만, 명백한 오•탈자의 정정 등 위원회가 정하는 경미한 사항은 위원장이 처리한 후 차기 정기회의에 보고하여야 한다.

⑤ 계대(系代)가 불분명하거나 사실관계에 중대한 이의가 있는 등재 신청은 위원회의 공동 심의를 거쳐 처리한다.

⑥ 온라인 등재신청의 경우 등재비용(수단금) 납부 여부를 시스템상에서 확인한 후 접수 처리를 완료하며, 수단금 미납 시 접수가 보류된다. 다만, 명백한 오•탈자의 정정 등 위원회가 정하는 경미한 사항에 대해서는 수단금을 면제할 수 있다.

⑦ 등재•수정의 이력은 신청일, 처리일, 처리자 및 변경 전후의 내용을 확인할 수 있도록 보존하여야 한다.

제31조(이의신청 및 재심)

① 등재 신청이 거부되거나 계대•기재 내용에 관한 위원회의 결정에 이의가 있는 종원은 그 결정을 통지받은 날부터 30일 이내에 위원회에 서면으로 이의신청을 할 수 있다.

② 위원회는 이의신청을 받은 때에는 차기 정기회의에서 이를 재심의하고, 그 결과를 지체 없이 신청인에게 통지하여야 한다.

③ 재심의 결과에 이의가 있는 경우 신청인은 대종회 이사회에 재심을 청구할 수 있으며, 이사회의 결정에 따른다.

제32조(기술 관리의 위탁)

① 위원회는 디지털 자산의 전문적이고 안정적인 운영을 위하여 필요한 경우 시스템 개발•유지보수•서버 관리 등의 기술적 업무를 전문 업체에 위탁할 수 있다.

② 위원회가 제1항에 따라 개인정보 처리를 위탁하는 경우에는 「개인정보 보호법」 제26조에 따라 위탁 업무의 내용, 개인정보의 보호조치, 재위탁 제한, 안전성 확보조치, 손해배상책임 등을 명시한 문서로 위탁계약을 체결하고, 수탁자의 개인정보 처리 현황을 정기적으로 감독하여야 한다.

③ 위탁계약에는 디지털 자산의 소유권이 대종회에 있다는 사실, 계약 종료 시 데이터의 반환 및 파기 의무, 소스코드와 데이터베이스 구조에 관한 자료의 인계 의무를 명시하여야 한다.

제 7 장 개인정보와 데이터 관리

제33조(개인정보 보호)

① 위원회는 「개인정보 보호법」 등 관련 법규를 준수하며, 종원의 개인정보를 보호할 책임을 진다.

② 개인정보를 수집하는 경우, 사전에 정보주체에게 수집•이용 목적, 수집 항목, 보유 기간을 명확히 알리고 동의를 받아야 한다.

③ 위원회는 수집한 개인정보를 동의받은 목적 외의 용도로 이용하거나 제3자에게 제공하지 아니한다. 다만, 법률에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

④ 제8조 제1호에 따라 위원장을 개인정보 보호책임자로 지정하여 개인정보 처리 전반을 총괄하게 한다.

⑤ 이 장의 개인정보 보호에 관한 규정은 생존하는 종원에 한하여 적용한다. 다만, 사망한 종원의 기록이라도 그 기록에 생존하는 유족 등 다른 종원의 개인정보가 포함된 경우에는 그 부분에 대하여 이 장을 적용한다.

제34조(정보주체의 권리)

종원은 자신의 개인정보에 대하여 열람, 정정•삭제 및 처리정지를 요구할 권리를 가지며, 위원회는 관계 법령이 정하는 바에 따라 지체 없이 필요한 조치를 하여야 한다.

제35조(데이터 보안 및 보존)

① 위원회는 디지털 자산의 무결성•가용성 및 연속성을 확보하기 위하여 제32조에 따른 수탁자와 협력하여 다음 각 호의 조치를 이행하도록 관리•감독하여야 한다.

1. 접근 통제: 인가된 관리자(위원장, 간사) 외에는 서버 및 데이터베이스에 접근할 수 없도록 접근권한 관리 체계를 구축•운영한다.

2. 데이터 암호화: 비밀번호 등 인증정보는 복호화되지 아니하도록 일방향 암호화하여 저장하고, 그 밖에 보호가 필요한 개인정보는 안전한 방식으로 암호화하여 관리한다. 위원회는 주민등록번호 등 고유식별정보를 저장하지 아니함을 원칙으로 한다.

3. 백업 및 복구: 데이터의 유실 및 훼손에 대비하여 정기적인 백업(주 1회 이상)을 실시하고, 재해 발생 시 신속히 복구할 수 있는 절차를 마련한다.

4. 접속 기록: 관리자 계정의 접속 및 주요 데이터의 변경 이력을 기록하고 1년 이상 보존한다.

② 디지털 족보 데이터는 기술 변화에 대응하여 영구 보존될 수 있도록 장기 디지털 아카이빙 정책을 수립하고 이행한다.

③ 위원회는 해킹, 랜섬웨어, 개인정보 유출 등 보안사고가 발생한 경우에는 다음 각 호의 조치를 지체 없이 이행하여야 한다.

1. 사고를 인지한 즉시 위원장에게 보고하고, 사고 원인 및 피해 범위를 파악할 것

2. 개인정보 유출이 확인되거나 상당한 의심이 있는 경우에는 관계 법령이 정하는 바에 따라 개인정보보호위원회 또는 관계 기관에 신고할 것

3. 피해 종원에게 지체 없이 유출 사실을 통지하고, 피해 최소화를 위한 조치를 안내할 것

4. 대종회 이사회에 사고 경위 및 대응 결과를 보고할 것

④ 위원회는 보안사고 재발 방지를 위해 연 1회 이상 정기 보안 점검을 실시한다.

② 대종회의 사전 서면 동의 없이 데이터베이스의 전부 또는 상당 부분을 복제•배포•전송하거나 상업적으로 이용하는 행위를 금한다.

⑤ 위원회는 외부 저작물을 이용하는 경우 이용 허락의 범위를 확인하고 그 근거를 대장에 기록하여야 한다.

제37조(위반에 대한 조치)

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위는 이를 금지한다.

1. 디지털 자산을 정당한 권한 없이 반출•복제•유출하는 행위

2. 계정정보를 무단으로 사용하거나 타인에게 알리는 행위

3. 디지털 자산을 개인 명의로 등록한 상태를 유지하거나 이를 사유화하는 행위

4. 제29조에 따른 인계 의무를 이행하지 아니하는 행위

5. 제16조에 따른 비밀유지 의무를 위반하는 행위

② 위원회는 제1항 각 호의 위반 사실을 인지한 때에는 그 경위를 조사하여 대종회 이사회에 보고하고, 종헌 및 관련 규정이 정하는 바에 따른 징계 등의 조치를 요청할 수 있다.

③ 제1항의 위반으로 대종회에 손해가 발생한 경우에는 그 배상을 청구할 수 있으며, 위법한 행위에 대하여는 관계 기관에 고발할 수 있다.

④ 제2항에 따른 조사를 하는 때에는 당사자에게 소명의 기회를 주어야 한다.

제 8 장 재정 및 회계

제38조(재원)

위원회의 안정적이고 지속적인 운영을 위해 별도의 특별회계를 운용하며, 그 재원은 다음 각 호와 같다.

1. 대종회 지원금

2. 종원 및 외부의 찬조금 또는 헌성금

3. 디지털 족보 등재 수단금

4. 보책(譜冊) 판매 수익금

5. 홈페이지 광고 수입

6. 제26조에 따른 디지털 자산 이용료

7. 그 밖의 사업 수입

제39조(수단금 및 비용)

① 디지털 족보 등재 수단금 및 그 밖의 서비스 이용에 따른 수수료는 위원회의 심의와 대종회 이사회의 승인을 거쳐 결정한다.

② 위원회는 매 회계연도 개시 전까지 확정된 ‘수단금 및 서비스 규정표’를 홈페이지에 공고하여야 한다.

③ 온라인 등재신청 시스템을 통한 수단금 납부는 계좌이체, 카드 결제 등 위원회가 지정하는 방식으로 한다.

④ 홈페이지 광고 게재 비용 및 조건은 위원회에서 별도로 정하여 공지한다.

⑤ 도메인•서버•클라우드 이용료 등 디지털 자산의 유지에 소요되는 경비는 매 회계연도 예산에 반영하여 편성한다.

⑥ 위원회 활동을 위한 통상 경비 지출은 종헌 및 관련 규정을 준용한다.

제40조(회계 및 감사)

① 위원회의 회계연도는 매년 1월 1일부터 12월 31일까지로 한다.

② 간사는 위원회의 모든 재정 거래에 대해 전산 또는 회계장부를 작성•비치하여야 한다.

③ 위원장은 매 회계연도 종료 후 특별회계 결산 보고서를 작성하여 감사의 감사를 받은 후, 대종회 이사회 및 총회에 보고하여 승인을 받아야 한다.

제 9 장 보 칙

제41조(규정의 개정)

이 규정을 개정하고자 할 때에는 위원회의 심의와 대종회 이사회의 승인을 받아야 한다.

제42조(준용)

이 규정에 명시되지 아니한 사항은 위원회의 심의를 거쳐 대종회 이사회의 의결로 정하거나, 대종회 종헌 및 관련 규정에 따른다.

제43조(시행세칙)

위원장은 이 규정의 시행에 필요한 다음 각 호의 세부사항을 위원회의 의결을 거쳐 시행세칙으로 정할 수 있다.

1. 신청서식 및 업무처리절차

2. 수단금 및 서비스 규정표

3. 디지털 자산 대장 및 계정관리대장의 서식

4. 자료 전자화의 기술 기준과 메타데이터 기재 기준

5. 공개등급의 세부 분류 및 열람 절차

6. 인계•인수서의 서식

7. 보안사고 대응절차

8. 그 밖에 이 규정의 시행에 필요한 사항

제44조(위원회의 해산 및 자산 귀속)

① 위원회의 해산은 대종회 이사회의 의결로 정한다.

② 위원회가 해산하는 경우 도메인•데이터베이스 등 모든 디지털 자산 및 잔여 재산은 대종회에 귀속한다.

③ 해산 시 위원장은 제20조에 따른 대장과 제29조 제2항 각 호의 자료를 대종회 사무소에 인계하여야 한다.

부 칙

제45조(시행일)

이 규정은 대종회 이사회의 승인을 받은 날부터 시행한다.

제46조(기능의 인계 및 활동 유예)

이 규정에 따른 위원회는 대종회 종헌에 근거하여 설치하되, 현재 세보편찬위원회가 수행하는 디지털 족보 구축 등의 기능이 위원회로 인계될 때까지 그 활동을 유예한다. 인계의 시점•범위 및 활동 개시일은 대종회 이사회의 의결로 정한다.

제47조(경과조치)

① 이 규정 시행 당시 처리 중인 등재 신청 건은 종전의 절차에 따라 처리할 수 있다.

② 이 규정 시행 당시 개인 명의로 등록되어 있는 도메인•계정 등은 시행일부터 6개월 이내에 제18조 제3항에 따라 대종회 명의로 이전하여야 한다.

③ 간사는 이 규정 시행일부터 6개월 이내에 제20조에 따른 디지털 자산 대장을 최초로 작성하여야 한다.

천년의 뿌리