각종 규정

영양남씨 대종회

디지털 자산 관리위원회 규정 안

1. 제안이유

영양남씨 세보편찬위원회의 활동이 종료된 이후에도 대종회가 보유·운영하는 홈페이지, 디지털 족보, 온라인 등재신청 시스템 및 디지털 아카이브를 체계적으로 관리하고, 개인정보 보호와 데이터 보안에 관한 기본 원칙을 명확히 하며, 위원회의 조직과 운영의 근거를 마련하기 위하여 이 규정을 제정하고자 한다.

2. 주요내용

• 디지털 자산 관리위원회의 명칭, 목적, 구성 및 운영 기준을 정함.

• 디지털 족보의 등재·수정 절차와 이의신청 및 재심 절차를 정함.

• 개인정보 보호, 정보주체의 권리, 데이터 보안 및 보존 기준을 정함.

• 수단금, 회계, 감사 및 시행세칙에 관한 사항을 정함.

3. 의결주문

영양남씨 대종회 디지털 자산 관리위원회 규정을 원안대로 의결하고자 한다.

제 1 장 총 칙

제1조(명칭)

이 규정에 따라 설치되는 기구의 명칭은 영양남씨 대종회 디지털 자산 관리위원회(이하 ‘위원회’라 한다)로 한다.

제2조(목적)

이 규정은 영양남씨 대종회(이하 ‘대종회’라 한다)의 공식 홈페이지, 디지털 족보, 온라인 등재신청 시스템 및 디지털 아카이브(이하 ‘디지털 자산’이라 한다)의 관리·운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제3조(정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. ‘종원’이란 대종회 종헌에 따른 회원을 말한다.

2. ‘디지털 자산’이란 제 2 조의 홈페이지, 디지털 족보, 온라인 등재신청 시스템, 디지털 아카이브 및 대종회가 소유·관리하는 도메인 등 전자적 형태의 자산 일체를 말한다.

3. ‘디지털 족보’란 대종회가 전자적 형태로 구축·관리하는 세보(世譜) 데이터베이스를 말한다.

4. ‘재적위원’이란 제 5 조의 임원과 위원을 합한 인원을 말한다.

5. ‘계대(系代)’란 조상으로부터 이어지는 혈통의 대수(代數)와 그 연결관계를 말한다.

제4조(사무소)

위원회의 사무소는 대종회 사무소에 둔다. 다만, 필요한 경우 대종회 이사회의 의결을 거쳐 다른 장소에 둘 수 있다.

제5조(적용 범위)

이 규정은 위원회의 조직, 운영, 재정 및 디지털 자산 관리에 관한 사항에 적용한다.

제 2 장 위원회 조직

제6조(구성)

위원회는 다음 각 호의 임원 및 위원으로 구성한다.

1. 위원장 1 명

2. 간사 1 명

3. 위원 10 명 이내

4. 감사 1 명

제7조(임원의 임명 및 임기)

① 위원회의 임원 및 위원은 다음 각 호에 따라 임명하며, 그 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

1. 위원장: 보학(譜學) 및 정보통신 분야에 능통한 자로서 대종회장이 임명한다.

2. 간사: 위원장이 임명한다.

3. 위원: 각 종파의 추천을 받은 자로서 보학 및 정보통신 분야에 기본적 소양을 갖춘 자 중에서 위원장이 임명한다. 다만, 대종회 사무처장은 제 6 조 제 3 호의 정원 범위에서 당연직 위원이 된다.

4. 감사: 대종회 감사 중 1 명이 겸임하며, 대종회장이 임명한다.

② 보궐 임원의 임기는 전임자 임기의 잔여 기간으로 한다. 다만, 잔여 임기가 6개월 미만인 경우에는 선임하지 아니할 수 있다.

③ 위원회의 임원 및 위원은 대종회 임원과 겸임할 수 있다.

제8조(임원의 임무)

임원 및 위원의 임무는 다음 각 호와 같다.

1. 위원장: 위원회를 대표하고 제반 업무를 총괄하며, 모든 회의의 의장이 된다. 또한 제 18 조에 따른 개인정보 보호책임자가 된다.

2. 간사: 위원장의 명을 받아 위원회의 서무·회계 등 행정 실무와 디지털 자산 관리 관련 전산 실무를 총괄하여 집행한다. 위원장 유고 시 그 직무를 대행한다.

3. 위원: 위원회 회의에 출석하여 제반 사항을 심의·의결하며, 콘텐츠 발굴 및 데이터 검증 등 위원회 활동에 참여한다.

4. 감사: 위원회의 업무 집행 및 재정 상황을 연 1 회 이상 감사하고, 그 결과를 대종회 정기총회에 보고한다.

제9조(임원의 결격사유)

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 위원회의 임원이 될 수 없으며, 임명 후 그 사유가 발견된 때에는 당연히 그 직을 상실한다.

1. 피성년후견인 또는 피한정후견인

2. 금고 이상의 형을 선고받고 그 집행이 종료되지 아니하였거나 집행을 받지 아니하기로 확정되지 아니한 자

3. 대종회 종헌 또는 관련 규정에 따라 징계를 받은 자

제10조(위원의 해촉)

위원장은 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 제11조 제2항에 따른 의결을 거쳐 해당 위원을 해촉할 수 있다. 다만, 제4호의 경우에는 본인의 사직 의사를 확인한 후 해촉할 수 있다.

1. 신체 또는 정신상의 이유로 직무 수행이 현저히 곤란하게 된 경우

2. 직무와 관련하여 부당한 행위를 하거나 위원회의 명예를 실추시킨 경우

3. 직무를 태만히 하거나 사회적 물의를 일으킨 경우

4. 본인이 사직을 원하는 경우

제11조(이해충돌 방지)

① 위원은 본인 또는 본인의 직계존비속이 직접적인 이해관계를 가지는 안건의 심의에 앞서 그 사실을 위원장에게 고지하여야 한다.

② 제1항에 해당하는 위원은 해당 안건의 표결에 참여하지 아니한다. 다만, 심의 과정에서 사실관계 확인을 위한 진술은 할 수 있다.

제 3 장 위원회 운영

제12조(회의)

① 위원회의 회의는 정기회의와 임시회의로 구분한다.

② 정기회의는 분기별 1회 개최한다.

③ 임시회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 또는 재적위원 3분의 1 이상이 서면으로 소집을 요구하는 때에 위원장이 소집한다.

④ 위원장은 회의 개최 7일 전까지 회의의 목적·일시·장소를 명시하여 각 위원에게 통지하여야 한다. 다만, 긴급을 요하는 경우에는 예외로 할 수 있다.

⑤ 회의는 대면회의를 원칙으로 하되, 필요한 경우에는 화상회의, SNS 등 전자적 방식으로 진행할 수 있다.

제13조(의결)

① 위원회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부동수인 경우에는 의장이 결정권을 가진다.

② 위원의 해촉에 관한 사항은 재적위원 3분의 2 이상의 출석과 출석위원 3분의 2 이상의 찬성으로 의결한다.

제14조(회의록)

① 간사는 위원회 회의 개최 시 다음 각 호의 사항을 포함한 회의록을 작성하여 비치하여야 한다.

1. 회의 일시 및 장소

2. 출석위원 및 참석자 명단

3. 심의 안건 및 발언 요지

4. 의결 사항 및 표결 내용

② 회의록은 의장과 출석위원 2명 이상의 서명 또는 날인을 받아 보관하여야 한다.

③ 제12조 제5항에 따른 전자적 방식의 회의의 경우에는 전자서명 또는 회의의 녹화·녹음·캡쳐 기록 등으로 제2항의 서명·날인을 갈음할 수 있다.

제15조(보고)

위원장은 위원회의 주요 활동 및 의결사항을 분기별로 대종회 이사회에 보고하여야 한다.

제16조(비밀유지 의무)

위원회의 임원 및 위원은 직무상 알게 된 개인정보, 회의 내용 등 비밀에 속하는 사항을 임기 중은 물론 임기가 종료된 후에도 누설하여서는 아니 된다.

제 4 장 디지털 자산 관리

제17조(주요 사업)

위원회는 다음 각 호의 사업을 수행한다.

1. 대종회 공식 홈페이지 콘텐츠 기획·제작 및 유지보수

2. 디지털 족보 데이터의 등재·수정·보완 및 정기적 업데이트

3. 종원 간 소통 활성화를 위한 온라인 커뮤니티 운영 및 관리

4. 대종회 소유 도메인의 안정적 관리 및 유지

5. 온라인 등재신청 시스템의 운영 및 고도화

6. 디지털 족보 데이터베이스 유지·관리 지원

7. 디지털 자산 관련 정책 수립 및 제도 개선

8. 그 밖에 디지털 자산의 가치를 높이고 종원 서비스를 개선하기 위한 사업

제18조(족보 등재 및 수정 절차)

① 디지털 족보에 신규 등재(출생, 혼인 등) 또는 내용 변경(사망, 학력, 경력, 상훈 등)을 신청하려는 종원은 영양남씨 대위원회가 운영하는 온라인 등재신청 시스템 또는 표준 신청 서식을 통해 우편, 전자우편 등으로 관련 내용을 제출하여야 한다.

② 출생·혼인·사망 등 신분 변동에 관한 사항은 가족관계증명서 등 공적 증빙서류의 사본을 첨부하여야 한다. 온라인 신청의 경우에는 스캔본 또는 사진 파일을 업로드할 수 있다. 위원회는 제출된 증빙서류를 신원 및 사실관계 확인의 목적으로만 이용하며, 주민등록번호 등 고유식별정보는 수집·저장하지 아니하고, 확인 즉시 해당 부분을 가리거나 해당 서류를 파기한다.

③ 위원회는 접수된 신청에 대하여 제출된 증빙서류의 진위를 확인하고, 정기회의에서 등재 여부를 심의·의결하여야 한다.

④ 심의를 거친 사항은 분기별 1회 디지털 족보에 반영하여야 한다. 다만, 명백한 오·탈자의 정정 등 위원회가 정하는 경미한 사항은 위원장이 처리한 후 차기 정기회의에 보고하여야 한다.

⑤ 계대(系代)가 불분명하거나 사실관계에 중대한 이의가 있는 등재 신청은 위원회의 공동 심의를 거쳐 처리한다.

⑥ 온라인 등재신청의 경우 등재비용(수단금) 납부 여부를 시스템상에서 확인한 후 접수 처리를 완료하며, 수단금 미납 시 접수가 보류된다. 다만, 명백한 오·탈자의 정정 등 위원회가 정하는 경미한 사항에 대해서는 수단금을 면제할 수 있다.

제19조(이의신청 및 재심)

① 등재 신청이 거부되거나 계대·기재 내용에 관한 위원회의 결정에 이의가 있는 종원은 그 결정을 통지받은 날부터 30일 이내에 위원회에 서면으로 이의신청을 할 수 있다.

② 위원회는 이의신청을 받은 때에는 차기 정기회의에서 이를 재심의하고, 그 결과를 지체 없이 신청인에게 통지하여야 한다.

③ 재심의 결과에 이의가 있는 경우 신청인은 대종회 이사회에 재심을 청구할 수 있으며, 이사회의 결정에 따른다.

제20조(기술 관리의 위탁)

① 위원회는 디지털 자산의 전문적이고 안정적인 운영을 위하여 필요한 경우 시스템 개발·유지보수·서버 관리 등의 기술적 업무를 전문 업체에 위탁할 수 있다.

② 위원회가 제1항에 따라 개인정보 처리를 위탁하는 경우에는 「개인정보 보호법」 제26조에 따라 위탁 업무의 내용, 개인정보의 보호조치, 재위탁 제한, 안전성 확보조치, 손해배상책임 등을 명시한 문서로 위탁계약을 체결하고, 수탁자의 개인정보 처리 현황을 정기적으로 감독하여야 한다.

제5 장 개인정보와 데이터 관리

제21조(개인정보 보호)

① 위원회는 「개인정보 보호법」 등 관련 법규를 준수하며, 종원의 개인정보를 보호할 책임을 진다.

② 개인정보를 수집하는 경우, 사전에 정보주체에게 수집·이용 목적, 수집 항목, 보유 기간을 명확히 알리고 동의를 받아야 한다.

③ 위원회는 수집한 개인정보를 동의받은 목적 외의 용도로 이용하거나 제3자에게 제공하지 아니한다. 다만, 법률에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

④ 제8조 제1호에 따라 위원장을 개인정보 보호책임자로 지정하여 개인정보 처리 전반을 총괄하게 한다.

⑤ 이 장의 개인정보 보호에 관한 규정은 생존하는 종원에 한하여 적용한다. 다만, 사망한 종원의 기록이라도 그 기록에 생존하는 유족 등 다른 종원의 개인정보가 포함된 경우에는 그 부분에 대하여 이 장을 적용한다.

제22조(정보주체의 권리)

종원은 자신의 개인정보에 대하여 열람, 정정·삭제 및 처리정지를 요구할 권리를 가지며, 위원회는 관계 법령이 정하는 바에 따라 지체 없이 필요한 조치를 하여야 한다.

제23조(데이터 보안 및 보존)

① 위원회는 디지털 자산의 무결성·가용성 및 연속성을 확보하기 위하여 제20조에 따른 수탁자와 협력하여 다음 각 호의 조치를 이행하도록 관리·감독하여야 한다.

1. 접근 통제: 인가된 관리자(위원장, 간사) 외에는 서버 및 데이터베이스에 접근할 수 없도록 접근권한 관리 시스템을 구축·운영한다.

2. 데이터 암호화: 비밀번호 등 인증정보는 복호화되지 아니하도록 일방향 암호화하여 저장하고, 그 밖에 보호가 필요한 개인정보는 안전한 방식으로 암호화하여 관리한다. 위원회는 주민등록번호 등 고유식별정보를 저장하지 아니함을 원칙으로 한다.

3. 백업 및 복구: 데이터의 유실 및 훼손에 대비하여 정기적인 백업(주 1 회 이상)을 실시하고, 재해발생 시 신속히 복구할 수 있는 절차를 마련한다.

② 디지털 족보 데이터는 기술 변화에 대응하여 영구 보존될 수 있도록 장기 디지털 아카이빙 정책을 수립하고 이행한다.

③ 위원회는 해킹, 랜섬웨어, 개인정보 유출 등 보안사고가 발생한 경우에는 다음 각 호의 조치를 지체 없이 이행하여야 한다.

1. 사고를 인지한 즉시 위원장에게 보고하고, 사고 원인 및 피해 범위를 파악할 것

2. 개인정보 유출이 확인되거나 상당한 의심이 있는 경우에는 관계 법령이 정하는 바에 따라 개인정보보호위원회 또는 관계 기관에 신고할 것

3. 피해 종원에게 지체 없이 유출 사실을 통지하고, 피해 최소화를 위한 조치를 안내할 것

4. 대종회 이사회에 사고 경위 및 대응 결과를 보고할 것

④ 위원회는 보안사고 재발 방지를 위해 연 1회 이상 정기 보안 점검을 실시한다.

② 대종회의 사전 서면 동의 없이 데이터베이스의 전부 또는 상당 부분을 복제·배포·전송하거나 상업적으로 이용하는 행위를 금한다.

제 6 장 재정 및 회계

제25조(재원)

위원회의 안정적이고 지속적인 운영을 위해 별도의 특별회계를 운용하며, 그 재원은 다음 각 호와 같다.

1. 대종회 지원금

2. 종원 및 외부의 찬조금 또는 헌성금

3. 디지털 족보 등재 수단금

4. 보책(譜冊) 판매 수익금

5. 홈페이지 광고 수입

6. 그 밖의 사업 수입

제26조(수단금 및 비용)

① 디지털 족보 등재 수단금 및 그 밖의 서비스 이용에 따른 수수료는 위원회의 심의와 대종회 이사회의 승인을 거쳐 결정한다.

② 위원회는 매 회계연도 개시 전까지 확정된 ‘수단금 및 서비스 규정표’를 홈페이지에 공고하여야 한다.

③ 온라인 등재신청 시스템을 통한 수단금 납부는 계좌이체, 카드 결제 등 위원회가 지정하는 방식으로 한다.

④ 홈페이지 광고 게재 비용 및 조건은 위원회에서 별도로 정하여 공지한다.

⑤ 위원회 활동을 위한 통상 경비 지출은 종헌 및 관련 규정을 준용한다.

제27조(회계 및 감사)

① 위원회의 회계연도는 매년 1월 1일부터 12월 31일까지로 한다.

② 간사는 위원회의 모든 재정 거래에 대해 전산 또는 회계장부를 작성·비치하여야 한다.

③ 위원장은 매 회계연도 종료 후 특별회계 결산 보고서를 작성하여 감사의 감사를 받은 후, 대종회 이사회 및 총회에 보고하여 승인을 받아야 한다.

제 7 장 보 칙

제28조(규정의 개정)

이 규정을 개정하고자 할 때에는 위원회의 심의와 대종회 이사회의 승인을 받아야 한다.

제29조(준용)

이 규정에 명시되지 아니한 사항은 위원회의 심의를 거쳐 대종회 이사회의 의결로 정하거나, 대종회 종헌 및 관련 규정에 따른다.

제30조(시행세칙)

위원장은 이 규정의 시행에 필요한 신청서식, 수단금 및 서비스 규정표, 업무처리절차, 보안사고 대응절차 등 세부사항을 위원회의 의결을 거쳐 시행세칙으로 정할 수 있다.

제31조(위원회의 해산 및 자산 귀속)

① 위원회의 해산은 대종회 이사회의 의결로 정한다.

② 위원회가 해산하는 경우 도메인·데이터베이스 등 모든 디지털 자산 및 잔여 재산은 대종회에 귀속한다.

부칙

제32조(시행일)

이 규정은 대종회 이사회의 승인을 받은 날부터 시행한다.

제33조(기능의 인계 및 활동 유예)

이 규정에 따른 위원회는 대종회 종헌에 근거하여 설치하되, 현재 세보편찬위원회가 수행하는 디지털 족보 구축 등의 기능이 위원회로 인계될 때까지 그 활동을 유예한다. 인계의 시점·범위 및 활동 개시일은 대종회 이사회의 의결로 정한다.

제34조(경과조치)

이 규정 시행 당시 처리 중인 등재 신청 건은 종전의 절차에 따라 처리할 수 있다.

천년의 뿌리